Bloc personal,

divendres, 18 de setembre de 2009

GTD - El repàs setmanal

M'ha semblat molt interessant aquesta entrada d'El Canasto. Així que la copia i enganxo "tal qual"...



PARTE 1: ACLARAR

PASO 1: Ponga todos los papeles sueltos y notas en la bandeja de entrada: tiquets, tarjetas de visita, ...
• Los Post-It pegados a la pantalla no son parte de tu sisema de confianza. También van en la bandeja de entrada.
• Mira también en las otras lugares dónde habitualmente dejas 'cosas': la entrada de casa, la mesa del comedor, la cocina, etc.

PASO 2: Procesar la bandeja de entrada. Tienes 5 minutos para procesar todo :-D (elige una de tus bandejas para procesar hoy)
• Como siempre... delegar, borrar, hacer si lleva menos de 2 minutos, o posponer apuntándolo en la lista correspondiente.
• Bandejas de entrada: Tantas como puedas manejar. Las menos posibles. (De @ivalladt)

PASO 3: Vaciar la mente. Abre un documento Word o un bloc de notas y durante 5 apuntas todo lo que te sale en la cabeza
• En este fase concentrate en la cantidad en lugar de la calidad
• Si apuntas una cosa no quiere decir que estás obligado de hacerlo. Lo importante es sacar todo de tu mente.
• Piensa en lugares para visitar, mascotas, reuniones, llamadas para hacer, cosas para aprender (fotografía), libros, dinero...
• Piensa también en la parte emocional. ¿Qué te preocupa, qué te hace sentir bien o mal? Identifica los proyectos.


PARTE 2: ACTUALÍZATE

PASO 4: Revisa la lista de acciones (o tareas o todo's).
• ¿Están las listas actualizadas? ¿Hay tareas en la lista que ya están finalizadas? ¿Falta algo?
• Si no vas a hacer la tarea en las próximas 2-3 semanas es mejor aparcar la acción en la lista "algún día/quizás"

PASO 5: Repasa el calendario de la semana pasada.
• Identifica las cosas que no has acabado y ponlas en la lista de tareas #Twepaso
• ¿Has asistido a reuniones y todavía hay acciones que no has entrada en el sistema de productividad?

PASO 6: Revisa el calendario para las próximas semanas.
• Yo siempre miro tres semanas por delante. ¿Hay cosas que debo preparar?
• ¿Alguna cita que requiera alguna acción antes de la fecha?
• Aún tienes tiempo para comprar regalos o enviar postales para los compleaños de tus amigos

PASO 7: Revisa la lista "En Espera".
• Si aún no tienes una lista "En Espera", ahora es un buen momento de crearla.
• Habitualmente puedes encontrar cosas para esta lista en la carpeta 'Elementos Enviados' del correo
• Elimina elementes que ya has recibido y planifica recordatorios a las personas para mantener el tema

PASO 8: Revisa la lista de proyectos. ¿Hay una acción definida para cada proyecto?
• Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiera más de una acción
• Habitualmente puedes completar proyectos en 18 meses. Si no lo puedes completar es probablemente un área de responsabilidad
• Ejemplos: Aprender GTD, vacaciones de verano, revisar plan de pensión, escribir plan de negocios,...
• La mayoría de la gente tiene entre 30 y 100 proyectos personales y profesionales

PASO 9: Revisa tus listas de control (cheklists). Si no tienes listas de control, ¿qué sería una lista útil?
• Ejemplos: lista de viaje, el repaso semanal, lista de regalos, mantenimiento a casa, lista para entrevista de un empleado nuevo
• Necesitas una lista de control para cada tarea repetitiva y difícil
• Todo este #Twepaso como lista para repaso semanal. (de @OceanOB)


PARTE 3: CREATIVIDAD

PASO 10: Revisamos la lista "algún día/quizás". Supongo que todos tenemos esta lista, ¿verdad?
• Sitios a visitar, cosas para comprar, hábitos a desarrollar, ...
• La lista "algún día/quizás" no solo es para fantasía y sueños, pero sirve también para aparcar proyectos.
• Si no tienes planes de trabajar en un proyecto en los próximos 2 meses, es mejor pasarlo a "algún día/quizás"
• Si cambian tus recursos, tiempo o prioridades puedes mover acciones a la lista "algún día/quizás"
• Es buena política sacar 2 o 3 tareas de ADQ en cada repaso semanal. (de @ivalladt)

PASO 11: Sé creativo y valiente. Apunta cualquier idea loca que te pase por la cabeza
• ¿Que realmente tiene tu atención en tu trabajo, familia, entorno?

PASO 12: ¡Has finalizado el Repaso Semanal! O al menos has pasado por todos los pasos, porque puede ser que no has tenido tiempo para todo.
• Repite estos pasos cada 7-10 días para mantener tu sistema de productividad actualizado
• Adapta si necesario los pasos del Repaso Semanal a tu manera de trabajar.

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